Canal de denuncias, canal de alertas o Whistleblower ¿Necesario o ética utópica?
Un canal de denuncias o Whistleblower, es una pieza clave para las organizaciones en el momento de implantar sus respectivos modelos de cumplimiento normativo. Se caracteriza por ser una herramienta que permite evitar las responsabilidades de las corporaciones en el ámbito laboral, penal, administrativo ofinanciero, de las personas jurídicas.
Su origen data de 1989, en EE.UU con la Whistleblower Protection Act, la cual le exigía a toda empresa estadounidense, contar con un canal de reporteo para atender las denuncias. Debido a la escasa tecnología de la época, las denuncias se realizaban a través de llamadas telefónicas, de allí el término acuñado “whitstleblowing hotline” o “línea de denuncias”.
A partir de ese momento, las empresas encontraron favorable permitir que sus empleados denunciaran los asuntos y preocupaciones de los acontecimientos suscitados, con el fin de obtener una mejora sustancial en el ambiente laboral.
¿Cuál es la diferencia del canal de denuncia con una queja efectuada ante el supervisor de un determinado departamento?
Este sistema de denuncias, se caracteriza por la confidencialidad en sus aportaciones, ya que permite que empleados e interesados (stakeholders) puedan alertar a la empresa para la cual trabajan o con las cuales mantengan relaciones comerciales, si existen sospechas de una conducta irregular en el seno de la organización con el fin de mitigar los riesgos derivados de las malas prácticas.
Se puede definir como un sistema de comunicación, mediante el cual una organización gestiona la información obtenida por los empleados u otros interesados, que tengan relación con ella, respecto a posibles conductas irregulares de las cuales tengan conocimiento.
Dentro del cúmulo de objetivos alcanzados por la implementación de un canal de denuncias, destacan lo siguiente:
- Control interno. Además de contar con personal encargado que supervise las actividades del personal, contar con un sistema de denuncias dota de información a la persona jurídica y sus directivos.
- Detección y alerta temprana. Una pronta respuesta ante un hecho ocurrido recientemente, aumenta las posibilidades de su resolución.
- Sistema disciplinario. Tras la debida investigación, este sistema sirve de respaldo para imponer las sanciones adecuadas a los autores, según la jurisdicción, para que puedan responder penalmente.
- Colaboración judicial. Si en la denuncia se aportan pruebas documentales, estas sirven de base para propiciar las debidas investigaciones en caso de ser necesario.
¿Cuántos tipos de canales de denuncia existen?
Gracias a la actual tecnología, hoy contamos con distintos tipos de canales de denuncias:
- Canales de denuncias digitales: a través de una página web o un software especializado, los empleados y terceros pueden realizar las denuncias respecto a las irregularidades. Principalmente, este sistema cuenta con la ventaja de asegurar el anonimato del denunciante las 24 horas del día e incluso ofrecer valor añadido al ofrecer la posibilidad de adjuntar evidencia como imágenes, archivos, textos, entre otros.
- Canales de denuncias telefónicas: este método se mantiene, permitiendo que las personas puedan denunciar ante un operador designado, procurando cierto grado en el anonimato. Sin embargo, al ser una metodología antigua no posee las ventajas digitales como el seguimiento automático de los asuntos ni la información encriptada durante el proceso.
- Denuncias tradicionales: son las denuncias directamente efectuadas al jefe de departamento o director sin algún intermediario. Y si bien no existen herramientas tecnológicas que respalden la denuncia ni el anonimato, asegura el interés del denunciante en hacer llegar la información y a los ojos de una pronta resolución de la irregularidad, resulta importante.
- Direcciones de correo electrónico: son otra herramienta tecnológica empleada para realizar la denuncia. Sin embargo, es de las menos fiables puesto que no se puede encriptar toda la información, no incluyen una gestión de casos y tampoco existe una confianza que respalde el seguimiento eficaz y oportuno de la denuncia.
Diversos estudios, han arrojado los requisitos que debe tener un sistema de denuncias:
Una óptima explicación del funcionamiento del sistema de denuncias. Toda persona que preste servicios (directa o indirectamente) a la empresa, debe tener acceso y manejar adecuadamente el servicio de la línea de denuncias. Al contar con un óptimo manejo, existirá confianza de ambas partes para tomar con seriedad la denuncia realizada.
Detallar los supuestos de hecho que pueden encuadrarse como una denuncia. Este punto resulta lo suficientemente ambiguo como para permitir la adaptabilidad de cada empresa, según lo que considere irregularidad apta para denuncia. Un ejemplo de la explicación detallada de los supuestos de hecho es:
- ¿Qué se considera un asunto de denuncias y qué no? ¿Dónde se puede encontrar la línea para denuncias? ¿En cuál horario está disponible el servicio de línea de denuncias? ¿Por qué debería confiar en el servicio de línea de denuncias? ¿Cómo se hace para denunciar?
- ¿Cómo es el proceso de seguimiento de las denuncias? ¿Existe una investigación de la denuncia? ¿Quiénes son los miembros del equipo de denuncias y por qué?
- Explícitamente informar al denunciante de la posibilidad de mantener su anonimato y en caso contrario, no sufrirá algún tipo de represalia puesto que cuenta con la protección necesaria.
Sencillo de utilizar. Aquí nos referimos puntualmente a los sistemas que no son la denuncia cara a cara, sino que emplean alguna herramienta. En ese caso, debe ser accesible y práctico, tanto en su formato como en las posibilidades que ofrezca en caso de manejar varios idiomas o líneas telefónicas internacionales.
Un equipo de recepción de denuncias. Serán ellos los encargados de recibir y administrar los asuntos, filtrar cuales son las informaciones que sustancialmente afectarían el seno de la empresa. Este equipo por lo general se compone de especialistas en cumplimiento normativo o compliance.
Un software seguro. Una estricta y encriptada seguridad, se asegura únicamente manteniendo una herramienta tecnológica capaz de almacenar, controlar y filtrar datos de manera eficaz. Es la unión del sistema de denuncias, la línea de denuncias y un software seguro, lo que garantiza que los empleados y demás interesados logren acceder a una plataforma que garantice sus inquietudes.
¿Y cuál es el nivel de obligatoriedad para las empresas a nivel mundial de contar con un canal de denuncia?:
No existe una obligatoriedad estándar para todos los países. Sin embargo, en la UE, la Directiva 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, obliga a todas las empresas con más de 50 trabajadores a contar con una línea de este tipo. Además, y dependiendo del sector de actividad de las empresas, existen otras normas que exigen la implantación de canales de denuncia.
Incluso la norma ISO 19600, esencial en la implantación de sistemas de compliance, considera los canales de denuncia una herramienta efectiva de comunicación, sin perjuicio de la existencia de otras.
ISO 37002:2021, relativa a sistemas de gestión de canales de denuncias (whistleblowing management systems)
Como nuevo estándar internacional, esta nueva normativa proporciona orientaciones y directrices para el tratamiento de los informes de denunciantes. Ha servido a las corporaciones de manera complementaria a otras ISO ya existentes como por ejemplo, la ISO 37001 (Antisoborno), la UNE 19601 (Compliance Penal) o laISO 37301 (Compliance). Fundamenta sus bases en los principios de confianza, imparcialidad y protección. Completar de manera eficaz el ciclo de denuncias, es clave para implementar esta normativa.
A diferencia de otras, la ISO 37002 busca guiar a las organizaciones en el establecimiento, implementación, mantenimiento y mejora de sus sistemas internos de comunicación de infracciones. Cuenta con un par de novedades que la caracterizan, como por ejemplo, el foco en el desarrollo eficaz de las investigaciones, más que en la protección del anonimato del denunciante. Y esto, se realiza con el fin de generar una sólida base y seguridad para los informantes.
Particularmente, define el concepto de whistleblowing, como el acto de denunciar supuestos incumplimientos o riesgos de incumplimientos y además, proporciona de una manera bastante sencilla los pasos necesarios para llevar a cabo la denuncia:
Identificar y denunciar las inquietudes sobre hechos ilícitos: tanto empleados como otros interesados en la organización, deben recibir formación sobre el canal de denuncias para poder realizar correctamente la identificación de hechos ilícitos y denunciarlos.
Evaluación de inquietudes por hechos ilícitos: el sistema tendrá que especificar el procedimiento de clasificación de las comunicaciones teniendo en cuenta, principalmente, el riesgo que puede suponer el hecho comunicado.
Medios para abordar las inquietudes por hechos ilícitos: el sistema de canal de denuncias puede determinar cómo se pueden presentar y recibir las denuncias teniendo en cuenta su alcance.
Cierre de casos de denuncias de irregularidades: el sistema también debe contemplar normas de investigación determinadas, así como medidas de protección y seguimiento apropiadas para el denunciante y aquellas personas que pudieran ser sujeto del informe relacionado con la denuncia.
Ahora bien, aunque son indicaciones bastante genéricas, tal carácter abstracto se permite aplicar a cualquier organización interesada sin previamente necesitar requisitos de tamaño, forma o tipo de la persona jurídica. Por lo tanto, las organizaciones de manera voluntaria pueden adherirse.
Como ya lo anotamos, ISO 37002 se enfoca además de la protección del denunciante, a su efectividad y eficacia del proceso de verificación del incumplimiento, lo cual permitirá transmitir seguridad, confianza y entusiasmo para impulsar nuevas informaciones, de parte de todos los empleados y partes interesadas.
¿Cuál es la tasa de afectividad en Europa?
En una encuesta realizada a 1.239 empresas europeas, se muestra que alrededor de un tercio pudieron descubrir más del 80% de las pérdidas financieras totales gracias al canal de denuncias. Las pruebas de este tipo de actividades que se transmiten de forma anónima y segura contribuyen a detectar una proporción significativa de estos casos, minimizando así el daño financiero que los incidentes suponen para las empresas. Así lo confirma el estudio Informe sobre la denuncia de irregularidades 2021, realizado anualmente por la Universidad de Ciencias Aplicadas de Graubünden (Suiza).
Actualmente tengo una organización que requiere de un canal de denuncias ¿Dónde puedo obtener el servicio ? ¿Es presencial u online?
En Índigo Consultores te ayudamos a implementar un sistema de canal de denuncias adecuado a cualquier rubro, tamaño, tipo y modelo de negocio. Fomentamos la mitigación de riesgos penales, legales, tributarios, medio ambientales, LC/FT, relación laboral, fraude, conflicto de intereses, ciberseguridad, protección de datos y privacidad, igualdad, covid-19, entre otros- de posibles incumplimientos derivados de la gestión empresarial mediante la implantación en la corporación de un sistema de compliance corporativo.
